Introdução
Com o aumento do uso de ferramentas de colaboração e armazenamento em nuvem, é comum que o espaço no SharePoint da sua empresa se esgote rapidamente. Este artigo explica como identificar o que está consumindo espaço no SharePoint e como gerenciar e otimizar o uso do armazenamento.
Verificando o Armazenamento do Site
Acessando a Central de Administração do SharePoint
- Acesse a Central de Administração do SharePoint:
- Vá para admin.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador.
- No menu lateral, selecione “Admin Centers” e depois “SharePoint”.
- Verifique o Armazenamento dos Sites:
- Na Central de Administração do SharePoint, clique em “Sites” > “Active sites”.
- Aqui, você verá uma lista de todos os sites e o espaço que cada um está utilizando.
Usando o Relatório de Armazenamento do SharePoint
- Acesse o Relatório de Armazenamento:
- No SharePoint Admin Center, vá para “Relatórios” > “Usage”.
- Aqui, você pode visualizar o uso de armazenamento em toda a sua organização, bem como informações detalhadas sobre o uso do site.
Verificando Bibliotecas de Documentos e Listas
Dentro de cada site, algumas bibliotecas de documentos e listas podem estar ocupando muito espaço. Para verificar:
- Navegue até o Site:
- Acesse o site específico onde deseja verificar o uso do espaço.
- Verifique o Uso de Armazenamento:
- Na página do site, vá para “Configurações” (ícone de engrenagem no canto superior direito) > “Configurações do site”.
- Em “Administração do Site”, clique em “Métricas de Armazenamento”.
- Aqui, você verá uma lista detalhada de todos os arquivos, pastas e bibliotecas, juntamente com o espaço que cada um está utilizando.
Limpeza e Arquivamento
Depois de identificar os principais consumidores de espaço, você pode tomar medidas para limpar e arquivar dados antigos ou desnecessários:
Excluir ou Arquivar Dados Antigos
- Exclua arquivos e documentos desnecessários ou mova-os para um local de arquivamento. Certifique-se de que os dados arquivados ainda estejam acessíveis caso necessário.
Gerenciar Versões de Documentos
- Verifique se há muitas versões de documentos. Vá para as configurações da biblioteca e ajuste as configurações de controle de versão para limitar o número de versões mantidas. Para isso, siga estes passos:
- Navegue até a biblioteca de documentos.
- Clique em “Configurações da biblioteca”.
- Em “Configurações gerais”, clique em “Configurações de controle de versão”.
- Ajuste o número de versões principais e secundárias conforme necessário.
Usar Ferramentas de Terceiros
- Considere o uso de ferramentas de gerenciamento de armazenamento de terceiros que podem ajudar a identificar e gerenciar o uso de espaço de forma mais eficiente. Ferramentas como ShareGate, AvePoint, e outras podem fornecer relatórios detalhados e automatizar processos de limpeza e arquivamento.
Conclusão
Manter o armazenamento do SharePoint bem gerenciado é essencial para garantir que sua equipe tenha acesso rápido e eficiente aos documentos necessários. Ao seguir as etapas descritas neste artigo, você poderá identificar o que está consumindo espaço e tomar medidas para otimizar o uso do armazenamento, garantindo que o SharePoint continue a ser uma ferramenta eficaz para sua empresa.